「予算はこれくらいと決まっているんですが、これでどこまでできますか」。自治体や観光協会から届く相談は、こんな一言から始まることが少なくありません。

民間企業の案件とは、予算の決まり方も、決裁の通し方も、スケジュールの組み方も違います。デジタルスタンプラリーの導入を考え始めたご担当者様にとっては、自分たちの組織の進め方で本当に実施できるのかが気になるところではないでしょうか。

今回インタビューしたのは、自治体・観光協会の案件を担当するコミュニティディレクター・高木美保です。

デジタルスタンプラリーとは、紙の台紙の代わりにスマートフォンを使い、スポットに置かれたQRコードなどを読み取ってスタンプを集める周遊イベントのことです。でらっくじは名古屋の株式会社パーが運営するサービスで、参加する方はアプリのインストールが不要。スポットを巡るとポイントや景品がランダムで当たる「くじ」の要素があり、集めたオリジナルキャラクターをマイページでコレクションすることもできます。

この記事では、自治体案件と民間案件の進み方の違い、決裁で求められる資料、そして最初の擦り合わせで高木さんが気をつけていることについて話を聞きました。

自治体のデジタルスタンプラリーの予算はどう決まるのか

自治体や観光協会がデジタルスタンプラリーを検討するとき、まず前提になるのが予算の扱いです。民間企業と比べて、どこに違いがあるのでしょうか。

―― 高木さんは、自治体や観光協会の予算の決まり方をどのように見ていますか。

高木　自治体や観光協会、どちらかといえば行政に近い現場の皆さんは、予算の扱いが厳しいんです。一般の企業も厳しいのですが、それ以上に柔軟に動かすのはなかなか難しい。その一方で、補正予算のように、少し空いたからこれに使おう、というケースも多いですね。

私の経験では、自治体や観光協会のような団体は、基本的に年度のスケジュールに沿って予算が決まっています。なので、デジタルスタンプラリーをやりたいというお話をいただいたときにも、予算はすでに決まっていて、「これくらいでどうできますか」というご相談が多いんです。

自治体案件と民間案件の進み方の違い

同じデジタルスタンプラリーでも、発注元が自治体か民間企業かで、案件の進み方には違いが出ます。高木さんは日々の現場で、その違いをどう感じているのでしょうか。

―― 高木さんが感じる、自治体の案件と民間の案件の進み方の違いは何ですか。

高木　先ほどお伝えしたように、自治体は年度のスケジュールで予算が決まっているので、ここまでにやらなければいけないという期限があったり、意外と裁量がなかったりもします。逆に、1年を通して行うようなイベントだと融通がきくこともあるんです。

進み方でいうと、スケジュールががっちり決まっていて、何のためにやるのか、報告書をどうまとめるのかといったところも決まっている。予算に合わせて動いていく、というイメージがありますね。

デジタルスタンプラリーの決裁資料は何を意識してつくるのか

自治体で事業を実施するには、組織内の決裁を通す必要があります。ここでは、決裁に関わる資料づくりについて、高木さんが意識していることを聞きました。

―― 自治体案件の決裁や求められる資料について、高木さんは民間案件とどんな違いを感じていますか。

高木　でらっくじは、民間の案件よりも自治体の案件のほうが多いと思っています。自治体で決裁を通すための資料は、この資料を見れば決裁者の方がすぐに分かる、というものにしないといけないイメージです。

正直なところ、決裁の場面では内容を細かく書き込んでも、そこまで見ていただけていないような気はしています。その一方で、ご担当者様からは「すごく面白いですね」と言っていただけている印象があります。

KPIや目標値は最初から決まっているのか

参加者数などの目標値をどう置くかは、企画の設計にも、終了後の報告にも関わります。発注元によって、目標値の扱いにどんな差があるのでしょうか。

―― 自治体案件では、KPIなどの目標値はどのように決まっていることが多いのでしょうか。

高木　KPIや、どれくらい入ってくるかといった細かいところまで決まっているところもありました。決まっていないところもあって、そこは自治体によってバラバラです。

民間さんの場合は、こういうイベントをやりたいから、それに合わせて、というケースが多くて、目標値はある程度あるという形です。行政系の案件では、目標値が最初の段階から決まっていて、それに合わせて企画を組み立てることが多いですね。一方で、同じ行政の案件でも、予算が先に決まっていて、まずは事業として実施することが求められるケースもあります。そこは結構違うなと感じます。

関連記事「観光課のご担当者様が抱える告知と予算の悩み」では告知の工夫を、「年度予算のスケジュールと広域案件のスポット選び」では来年度に向けた動き方を聞いています。

自治体のデジタルスタンプラリー導入に関するよくある質問

本文の内容をもとに、自治体・観光協会のご担当者様が気になりそうな点をまとめました。

自治体の予算がすでに決まっていても、ご担当者様はでらっくじにデジタルスタンプラリーを相談できますか？

相談できます。高木さんによると、自治体からの相談は「この予算でどこまでできますか」という形が多いそうです。決まった予算の範囲で何を実施するかを、最初の擦り合わせで設計していきます。

自治体が決裁を通すには、どのような資料が必要ですか？

高木さんは、決裁者の方が見てすぐに分かる資料にすることを意識しています。細かい内容を書き込むよりも、要点が伝わることを重視しています。

自治体でKPIが決まっていない段階でも、ご担当者様はでらっくじに相談できますか？

KPIの決まり方は自治体によってバラバラで、最初から細かく決まっているところもあれば、決まっていないところもあります。どちらの場合も、最初の擦り合わせの中で設計を決めていきます。

実施が決まったあとで、自治体は内容を追加できますか？

あとから内容を足す場合は、その分が追加の費用になります。高木さんは、あとから追加が必要になって予算が足りなくなることがないよう、最初の擦り合わせで設計を固めることを大切にしています。

自治体のご担当者様へ、高木さんが最初の擦り合わせで気をつけていること

最後に、自治体案件を進めるうえで高木さんが気をつけていることを、自治体・観光協会のご担当者様へのメッセージとして聞きました。

―― 自治体案件を進めるうえで、高木さんが気をつけていることは何ですか。

高木　やはりスケジュールと、予算を超えないようにするところです。あとから要望が出てきても、それをやるなら追加になってしまう。でも、もうお金はないですよね、という話になってしまうんです。

だからこそ、最初の擦り合わせの段階で、どういうふうに設計していくかを決めておくことは、すごく気をつけなければいけないと感じています。

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